Apa pengertian dari surat izin itu?
Surat izin merupakan surat yang dibuat oleh seseorang yang terikat dengan suatu komunitas, lembaga, instansi atau perusahaan dimana dalam surat tersebut berisi permohonan izin.
Komunitas misalnya OSIS, BEM, ROHIS dsb. Lembaga atau instansi misalnya kepolisian, TNI, Kantor dinas dan sebagainya sedangkan perusahaan bisa perusahaan berbentuk PT atau CV dsb.
Permohonan izin itu ada banyak macamnya misalnya izin tidak masuk, izin untuk melakukan tindakan tertentu di luar prosedur, izin menggunakan fasilitas dan sebagainya.
Artikel lainnya juga: Contoh surat resign guru, hotel, bank dan karyawan
Susunan atau Format Penulisan Surat Izin
Berikut format penulisan surat izin secara umum
- Kepala surat
- Tempat dan Tanggal
- Pihak yang dituju untuk dimintai izin
- Pembukaan
- Isi
- Penutup
- Tempat dan tanggal
- Tanda tangan (Ttd) dan nama si pembuat surat
Hal-hal yang diperhatikan sebelum menulis surat izin tidak masuk
Ada lima hal yang harus dipersiapkan sebelum membuat surat izin yaitu:
- Kepada siapa surat dituju
Orang yang dituju dalam surat harus merupakan orang yang berwenang dalam memberikan izin. Dalam dunia pendidikan bisa wali siswa atau dosen. Dalam perusahaan biasanya yaitu HRD perusahaan dan Kepala warung dan sebagainya.
- Siapa si pembuat surat?
Yang membuat surat bisa orang yang bersangkutan langsung yang membuatnya atau wakilnya. Yang bersangkutan langsung misalnya orang yang sakit sedangkan wakilnya bisa orang lain yang masih berhubungan dengan orang yang sakit misalnya orang tua, saudara dsb.
- Alasan minta izin
Alasan minta izin hendaknya yang masuk akal dan jujur. Misalnya sakit, acara keluarga, terkena musibah dsb. Jangan sampai membuat surat yang tidak logis karena akan sulit di-ACC kalau begitu.
Masak iya minta izin gak masuk kerja karena kambingnya mati hehehe atau gak masuk kerja karena mau memperbaiki genteng, kan alasannya gak banget deh.
- Pada hari, tanggal dan jam berapa si pemohon tidak masuk
Poin ini harus jelas karena justru disini intinya. Kamu harus menentukan durasi dan waktunya.
Ada dua macam yaitu waktu surat itu dibuat dan waktu pas kapan kamu akan minta izin. Jangan sampai kamu izinya tanggal 20 Agustus 2020, bikin suratnya tanggal 25 Agustus 2020. Ini berarti sudah lewat!. Atau kita buat izinnya 20 Januari 2020, ini justru terlalu dini. Atau kita izinnya tanggal 19 Agustus 2020, ini justru terlalu mepet waktunya.
Baca juga: Contoh surat pengunduran diri yang baik dan benar
Lalu kapan waktu yang tepat saat kita membuat izin? waktu yang tepat untuk membuat surat izin yaitu sesuai dengan jabatan atau seberapa pentingnya kamu dalam komunitasmu itu.
Jika tidak terlalu peran kamu tidak terlalu penting bisa 1 minggu sampai 2 hari sebelum waktu izin. Namun bila peranmu sangat penting dalam perusahaan, usahakan sekitar 2 minggu sebelumnya.
- Lampiran
Tambahan lampiran misalnya surat keterangan dokter (bila tidak masuk karena sakit), surat keterangan tilang dari polisi (bila tidak masuk karena ditilang), undangan pernikahan (bila tidak masuk karena ada acara pernikahan), surat/berita lelayu (bila tidak masuk karena menghadiri acara pemakaman). Surat lampiran juga bisa berupa nota atau kwitansi.
Baca juga: Cara penulisan gelar yang benar
Poin kelima kadang diperlukan kadang tidak. Namun alangkah baiknya bila surat tersebut dilampirkan.
Manfaat atau Fungsi dan Tujuan Pembuatan Surat Izin
Ada beberapa manfaat atau fungsi dibuatnya surat izin diantaranya:
- Secara etika tentu ini merupakan upaya menjunjung nilai kesopanan dan lebih etis
- Menjaga nilai profesionalitas karena dalam sebuah komunitas, instansi atau perusahaan pasti ada jenjang kepengurusan
- Merupakan upaya mentaati peraturan diantaranya peraturan administrasi
- Supaya tidak ada salah faham antara si pembuat surat izin dengan pihak yang berwenang memberi izin
- Supaya tidak terjadi fitnah
- Supaya tindakan yang dilakukan oleh si pembuat surat izin menjadi tindakan legal dimata hukum dan peraturan di komunitas
- Supaya tidak melanggar peraturan yang teah ditetapkan
Demikian artikel berjudul pengertian, format dan tujuan membuat surat izin ini. Selanjutnya kita akan membahas tentang contoh surat tidak masuk sekolah, kuliah dan kerja.
