Contoh Laporan Kegiatan – Biasanya sebuah komunitas, organisasi, perusahaan atau yayasan ketika akan melakukan suatu kegiatan pasti akan membentuk sebuah panitia.
Kegiatan ini bisa bermacam-macam misalnya acara festival, gerak jalan, pelatihan, lomba 17 Agustusan, kurban idul adha, kegiatan sosial dan sebagainya.
Nah, ketika acaranya telah selesai, maka akan dilakukan rapat pembubaran panitia yang salah satu susunan acaranya yakni menyampaikan laporan kegiatan. Jadi apa laporan kegiatan itu?.
Pengertian Laporan Kegiatan
Laporan kegiatan merupakan informasi yang berisi kegiatan yang telah dilakukan untuk diserahkan kepada pihak terkait sebagai bentuk pertanggungjawaban.
Panitia akan membuat laporan ini baik secara lisan dan tertulis untuk disampaikan kepada atasan atau pihak-pihak yang terkait. Informasinya harus jujur dan sesuai dengan keadaan.
Semua informasi terkait acara yang dilakukan harus disampaikan seperti susunan panitia, agenda kegiatan, anggaran yang digunakan, tujuan, latar belakang, hasil dan kesimpulan. Selain itu dibahas pula permasalahan yang terjadi saat kegiatan berlangsung.
Fungsi Laporan Kegiatan
Laporan kegiatan memiliki beberapa fungsi diantaranya.
- Sebagai bukti bahwa kegiatan telah dilakukan
Ketika kita ditunjuk sebagai panitia suatu kegiatan atau sebagai peserta kegiatan, maka harus ada bukti bahwa acara yang kita ikuti benar-benar dilaksanakan atau kita ini benar-benar mengikuti acara tersebut, bukannya fiktif. Nah, salah satu bukti yang lengkap yaitu dengan cara membuat laporan kegiatan.
Misalnya sebagai seorang siswa kita disuruh oleh guru untuk melakukan (observasi) peninjauan proses pembuatan tahu tempe di sebuah pabrik. Maka setelah acara dilakukan, kita harus menyiapkan laporan kegiatan bahwa kita benar-benar melakukan peninjauan.
- Sebagai laporan pertanggungjawaban
Laporan kegiatan juga berfungsi sebagai laporan pertanggungjawaban yang kita presentasikan kepada atasan atau pihak lain yang berkepentingan misalnya para sponsor, donatur dan sebagainya.
Dalam institusi resmi hal seperti ini wajib dilakukan terutama rincian biaya yang harus dijabarkan secara detail pada halaman lampiran.
- Sebagai bahan evaluasi untuk kegiatan kedepannya
Dalam sebuah acara tidak mungkin dapat berjalan lancar 100%, pastilah ada hambatan yang terjadi entah besar ataupun kecil. Tapi sebuah kegiatan yang direncanakan dengan sangat matang akan memperkecil peluang terjadinya persoalan.
Berikut beberapa contoh persoalan yang biasa terjadi: listrik tiba-tiba padam, adanya keterlambatan konsumsi (karena ban bocor atau insiden kecelakaan saat membawa konsumsi), printer macet saat digunakan untuk mencetak sertifikat peserta seminar, hujan deras yang mengganggu kegiatan outdoor dan sebagainya.
Nah, persoalan-persoalan di atas dapat digunakan sebagai bahan evaluasi untuk kegiatan kedepannya. Agar panitia selanjutnya dapat mengantisipasi bilamana hal ini terjadi lagi.
- Sebagai bahan pengambilan suatu keputusan
Selain sebagai bahan evaluasi, laporan kegiatan dapat digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan oleh berbagai pihak terkait karena informasi atau gambaran sebuah kegiatan ada disini.
Pihak-pihak terkait bisa memonitor progres kegiatan dengan cara membandingkan rencana kegiatan dengan laporan kegiatan untuk mengambil suatu keputusan kedepannya. Apakah kegiatan sudah efektif? Apakah sudah sesuai dengan anggaran yang dikeluarkan?.
- Sebagai upaya transparansi
Transparansi sangatlah penting agar tidak menimbulkan fitnah, kecurigaan publik dan mengantisipasi adanya penyimpangan anggaran yang dilakukan oleh panitia.
Format Laporan
Secara umum format laporan kegiatan itu terdiri dari judul, kata pengantar, daftar isi, pendahuluan, isi, penutup, kritik dan saran serta halaman lampiran.
Akan tetapi format detail seperti di atas biasanya hanya dibuat oleh instansi resmi dengan acara yang besar dan pendanaan yang juga besar sehingga harus detail. Untuk kegiatan kecil seperti kegiatan anak sekolah, seminar, lomba 17 Agustus di desa tentu tidak perlu sedetail itu.
Nah, apabila kita susun dari bagian depan, format laporan kegiatan bisa sebagai berikut:
1. Cover atau sampul depan yang berisi judul kegiatan, logo (jika ada) dan nama penyusun (disertai alamat penyusun). Jika yang menyusun non individual misalnya panitia, maka ditulis alamat keseketariatan
Misalnya kalau yang menulis adalah seorang siswa bisa ditulis nomor siswa lalu di bawahnya ada nama sekolahnya.
2. Kata Pengantar
Kata pengantar berisi ucapan syukur, ucapan terima kasih kepada pihak-pihak yang mendukung dan gambaran singkat terkait kegiatan. Untuk lebih jelasnya bisa dibaca artikel berjudul contoh kata pengantar laporan.
3. Daftar isi
Halaman daftar isi berisi judul dan subjudul yang disertai informasi nomor halamannya.
A. Pendahuluan
1. Latar belakang
Menjelaskan apa yang melatarbelakangi kegiatan harus dilakukan.
2. Tujuan/manfaat kegiatan
Menjelaskan manfaat serta tujuan dari dilakukannya acara/kegiatan tersebut.
B. Isi
1. Tanggal dan Tempat
2. Agenda/susunan acara/hasil kegiatan
3. Anggaran dana yang terdiri dari pemasukan dan pengeluaran
4. Susunan kepanitiaan
5. Hasil dan Pembahasan
Pada halaman isi, susunannya tidak harus seperti di atas karena disesuaikan dengan kegiatannya. Semakin besar suatu kegiatan atau event yang dilakukan, maka akan semakin lengkap laporannya.
C. Penutup atau kesimpulan
Di bagian ini menjelaskan kesimpulan yang didapat dari kegiatan yang telah dilakukan.
D. Kritik dan Saran
Pada bagian ini, kita jelaskan semua kritikan-kritikan yang timbul akibat adanya problem saat kegiatan dilakukan yang kemudian dijelaskan pula saran untuk kedepannya agar kegiatannya lebih baik lagi.
E. Lampiran
Halaman lampiran bisa diisi dengan informasi detail mengenai anggaran yang digunakan, beberapa foto dokumentasi penting, nama susunan panitia inti beserta relawan yang terlibat, bukti transaksi dan sebagainya.
Nah, pada umumnya (meskipun setiap institusi punya aturan masing-masing), laporan kegiatan ditulis dan dicetak pada kertas ukuran A4 dengan ketebalan 80 gsm, warna putih dimana jenis font-nya adalah Times New Roman (Windows) atau bisa juga pakai font Liberation Serif, font Heuristica (Linux).
Untuk ukuran font judul kegiatan adalah 16, penulisan bab menggunakan ukuran font 14, 12 untuk ukuran font tulisan atau naskah dan 10 untuk ukuran font catatan kaki.
Contoh Laporan Kegiatan
Berikut contoh laporan kegiatan sederhana yang bisa kita gunakan dalam acara atau event kecil.
LAPORAN KEGIATAN
A. NAMA KEGIATAN
“Seminar dan Pelatihan Digital Marketing di Media Sosial”
B. TUJUAN KEGIATAN
Kegiatan ini dilaksanakan dengan tujuan:
1. Mensosialisasikan ilmu digital marketing kepada pelaku UMKM.
2. Mengenalkan pasar yang lebih luas kepada masyarakat melalui media sosial.
3. Melatih kemampuan pelaku UMKM agar lebih memiliki daya saing.
4. Mendorong masyarakat untuk memaksimalkan pemasaran digital.
C. WAKTU PELAKSANAAN
Hari minggu, tanggal 5 Maret 2029, Pukul 08.00-11.00 wib.
D. TEMPAT
Gedung Serba Guna Desa Suka Nabung
Jl. Bunga No. 24, Desa Suka Nabung, Yogyakarta.
E. ANGGARAN KEGIATAN
Anggaran kegiatan sebesar Rp 16.000.000,00 yang diambil dari dana Desa Suka Nabung dan telah digunakan sebesar Rp 10.500.000,00. Adapun sisa anggaran sebesar Rp 5.500.000,00 (Lihat lampiran I).
F. HASIL SEMINAR
Peserta pelatihan dihadiri sebanyak 68 orang yang berprofesi sebagai pedagang UMKM dari Desa Suka Nabung, Yogyakarta. Semua peserta telah dilatih oleh Bapak Irwansyah selaku narasumber sekaligus mentor marketing perusahaan nasional (Lihat lampiran II).
Adapun materi pelatihannya meliputi:
1. Cara membuat konten marketing.
2. Cara membuat foto dan video produk menjadi lebih menarik.
3. Cara beriklan yang efektif di media sosial.
4. Teknih menawarkan produk kepada calon konsumen baru.
G. PENUTUP
Demikian acara ini diselenggarakan guna mendukung program dari Kementrian Perdagangan Republik Indonesia agar pelaku UMKM di Desa Suka Nabung memiliki daya saing yang kuat di zaman serba digital ini. Apabila ada saran dan kritik yang membangun, kami selaku panitia mengucapkan banyak terima kasih.
