Bagian-Bagian Surat Resmi Beserta Penjelasannya – Surat merupakan salah satu media komunikasi untuk berbagi informasi terkait susuatu.
Terdapat dua macam penggolongannya yaitu surat resmi dan surat tidak resmi namun pada halaman ini kita batasi hanya akan membahas surat yang resmi saja.
Pengertian Surat
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), surat didefinisikan sebagai kertas yang bertulis. Atau bahasa lebih mudahnya surat adalah kertas yang berisi tulisan informasi yang dikirim oleh pengirim untuk ditujukan kepada si penerima (pembaca).
Akan tetapi seiring kemajuan teknologi, surat tidak serta merta harus berbentuk kertas namun bisa berupa media digital, misalnya berbentuk ebook atau surat elektronik. Banyak perusahaan besar yang menerapkan kedua bentuk surat tersebut.
Terkait contoh surat resmi yang ditulis di kertas dan di surat elektronik akan kita bahas pada kesempatan lainnya.
Baca juga: Contoh penulisan gelar yang benar
Informasi yang berada di dalam surat bisa bermacam-macam, ada yang menyangkut dokumen penting antar instansi negara, surat yang menyatakan izin suatu perusahaan, surat berkaitan dengan politik, ekonomi, administrasi organisasi atau lembaga masyarakat dsb.
Oleh karena isinya macam-macam, maka bisa digolongkan menjadi beberapa tipe surat yakni surat dinas, surat lembaga, surat pribadi, surat niaga, surat perusahaan dsb.
Akan tetapi dari sekian banyak tipe surat itu, ada bagian-bagian surat resmi yang pasti ada yaitu kepala surat, tempat & tanggal surat, nomor surat, lampiran yang disertakan, hal/perihal, alamat penerima, salam pembuka, isi surat, salam penutup, nama & tanda tangan pengirim, tembusan dan catatan kaki.
Bagian-Bagian Surat Resmi Beserta Penjelasannya
1. Kepala surat
Kepala surat dinamakan juga sebagai kop surat. Bagian ini menempati posisi paling atas pada sebuah surat resmi. Kop surat atau kepala surat berisi nama, logo, alamat dan nomor kontak resmi milik si pengirim surat. Kepala surat selain untuk menunjukkan identitas si pengirim juga biasanya digunakan sebagai sarana promosi.
Contoh kepala surat:
2. Tempat dan tanggal surat
Tempat dan tanggal surat berisi informasi terkait kapan dan dimana surat ini dibuat oleh si pengirim. Pada umumnya, tempat diisi dengan kota si pengirim dan diletakan disebelah kanan. Perhatikan contoh berikut:
Kota Bima, 19 Agustus 2021
Bantul, 21 Maret 2020
Yogyakarta, 1 Februari 2013
Cara penulisannya berturut-turut yaitu nama kota/kabupaten, tanggal bulan dan tahun.
Baca juga: Surat izin tidak masuk sekolah, kuliah dan kerja
3. Nomor surat
Nomor surat dibuat oleh lembaga, perusahaan, organisasi atau komunitas resmi yang bertujuan untuk memudahkan dalam menyusun urutan penyimpanan surat sekaligus untuk mengawasi seberapa banyak surat yang telah dikeluarkan.
Nomor surat disusun berdasarkan nomor urut surat, kode surat (biasanya berisi informasi terkait kategori surat), tanggal, bulan dan tahun penulisan surat. Contoh nomor surat bisa dilihat di bawah ini.
Nomor: 213/MKP/AT/20/12/2019
Itu maknanya: nomor urut surat adalah 213, Kode MKP maknanya Managemen Keuangan Perusahaan, AT maknanya Anggaran Tahunan sedangkan 20/12/2019 merupakan tanggal dimana surat resmi dikeluarkan.
Atau bisa juga ditulis dengan menghilangkan tanggal dan bulan seperti ini,
Nomor: 213/MKP/AT/2019
Nah, nomor surat ditulis diposisi paling atas di sebelah sisi kiri namun di bawah Kepala surat dan tanggal surat.
4. Lampiran yang disertakan
Lampiran berisi informasi terkait ada atau tidaknya, berapa jumlah berkas penting yang ikut disertakan dalam penerbitan surat resmi. Contohnya begini;
Lampiran: –
Lampiran: 1 (satu) berkas
Lampiran: 2 (dua) berkas
Posisi lampiran diletakkan di bawah nomor surat. Jadi kalau diurutkan dari atas 1) Kepala surat, 2) Tanggal surat, 3) Nomor surat dan 4) Lampiran.
Baca juga: Pengertian makna menurut para ahli
5. Hal/perihal
Hal atau perihal pada surat resmi berisi terkait tema/pokok dari isi surat. Boleh juga kita menyatakan sebagai judul surat. Contohnya begini,
Perihal: Permohonan Panitia Lomba
Perihal: Permohonan Izin Pelaksanaan Kegiatan
Hal/perihal ini ditulis dibawah lampiran.
6. Alamat penerima
Alamat penerima ini diisi oleh alamat orang/lembaga yang dituju atau yang menerima surat. Alamat penerima ini ditulis di bawah Hal/perihal. Misalnya seperti ini,
Kepada. Yth Bapak/Ibu
HRD PT Papua Maju Sejahtera
Di Tempat
Kepada. Yth Bapak/Ibu
Kepala Sekolah SD Nurul Iman
Di Jl. Soekarno Hatta No. 37
Papua Barat
7. Salam pembuka
Salam pembuka berisi terkait sapaan awal yang berupa ucapan salam. Misalnya
Selamat Siang,
Assalamu’alaikum…Wr…Wb,
Dengan Hormat,
8. Isi surat
Pada bagian isi surat resmi berisi tiga bagian yakni bagian pembuka, bagian inti dan bagian penutup. Bagian pembukan berisi pengantar sebelum inti surat diberitahukan.
Pada bagian inti merupakan pokok masalah, topik atau inti permasalahan yang hendak disampaikan. Sedangkan pada bagian penutup berisi penegasan, kesimpulan dan harapan dari topik inti yang disampaikan.
9. Salam penutup
Salam penutup berisi kalimat salam setelah penyampaian surat ini berakhir. Salam pembukan dan penutup merupakan bagian dari tata krama atau adap sopan santun dalam bersurat. Contoh salam penutup.
Selamat Sore,
Wassalamu’alaikum…Wr…Wb,
Terima Kasih,
10. Nama & tanda tangan pengirim
Nama dan tanda tangan pengirim berisi tempat, tanggal, bulan dan tahun pembuatan surat serta nama terang, tanda tangan dan cap stempel lembaga/komunitas. Ditulis rata kanan paling bawah setelah salam penutup.
Baca juga: Struktur dan contoh teks eksemplum
11. Tembusan
Tembusan berisi terkait siapa saja yang berhak menerima surat resmi yang telah dikirimkan. Tapi tidak semua surat resmi harus memiliki tembusan karena biasanya surat resmi yang dibuat dapat disesuaikan dengan jumlah si penerima surat.
Contoh tembusan pada surat resmi (ditulis rata kiri)
Tembusan:
1. Ketua Yayasan
2. Wakil Ketua Yayasan
3. Pemilik Yayasan
12. Catatan Kaki
Catatan kaki merupakan catatan yang berada di paling bawah dari surat resmi. Biasanya bagian ini dinamakan sebagai kaki (surat) yang diambil dari kata “footer” dalam bahasa Inggris. Catatan ini berisi penjelasan bilamana apa yang tertulis memerlukan penjelasan yang lebih detail.
Baca juga: 5 contoh surat izin sakit
Tidak semua surat resmi memiliki catatan kaki ini, karena sifatnya tidak wajib alias hanya sesuai keperluan saja. Letak catatan kaki ini berada di bawah tembusan.
Contohnya:
*Catatan:
1) Pernyataan ditulis tanpa ada paksaan;
2) Bukti surat keterangan sakit diurus oleh wakil yang bersangkutan;
3) Bukti kepemilikan berupa surat keterangan kepemilikan yang disahkan oleh pengadilan.
Nah, demikianlah artikel terkait bagian-bagian surat resmi beserta penjelasannya semoga bermanfaat.
